Case Study: Optymalizacja księgowości dla spółki jawnej prowadzonej przez dwóch wspólników

Wprowadzenie

Dwaj wspólnicy postanowili założyć spółkę jawną, aby wspólnie zająć się importem i dystrybucją sprzętu budowlanego. Branża ta oferuje duże możliwości rozwoju, jednak wymaga skutecznego zarządzania finansami i formalnościami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wspólnicy posiadali szeroką wiedzę o rynku budowlanym, ale napotkali wyzwania związane z zakładaniem spółki oraz optymalizacją procesów księgowych i podatkowych.

Ich główne wyzwania obejmowały:

• Zrozumienie formalności związanych z zakładaniem spółek w Toruniu.
• Dobór odpowiedniej formy opodatkowania przy planowanym modelu działalności.
• Skuteczne zarządzanie dokumentacją księgową i wyciągami bankowymi.
• Minimalizacja kosztów prowadzenia księgowości.

Wspólnicy zdecydowali się na współpracę z biurem rachunkowym Poltax, które pomogło im nie tylko założyć spółkę, ale także zoptymalizować księgowość dzięki nowoczesnym narzędziom enova365.

---

Proces zakładania spółki w Toruniu

Zakładanie spółki jawnej wymaga szczegółowego planowania i znajomości przepisów prawnych. Biuro Poltax zapewniło kompleksowe wsparcie, w tym:

1. Analizę planowanej działalności

• Eksperci z Poltax przeprowadzili analizę planów biznesowych wspólników, uwzględniając prognozowane przychody, koszty oraz ryzyka branżowe.
• Na podstawie analizy zaproponowano najkorzystniejszy model funkcjonowania spółki w kontekście podatkowym i finansowym.

1. Dobór formy opodatkowania

• Biuro rachunkowe pomogło wspólnikom wybrać formę opodatkowania, która najlepiej odpowiadała specyfice ich działalności.
• Po analizie dochodów i kosztów zdecydowano się na opodatkowanie podatkiem liniowym, co pozwoliło na zminimalizowanie obciążenia podatkowego.

1. Przygotowanie umowy spółki

• Poltax opracował umowę spółki jawnej, uwzględniającą zasady współpracy wspólników, podział zysków oraz odpowiedzialność za zobowiązania.

1. Rejestracja w urzędach

• Biuro zajęło się zgłoszeniem spółki do KRS, urzędu skarbowego oraz ZUS. Całość formalności została zrealizowana szybko i sprawnie.

---

Optymalizacja księgowości z narzędziami enova365

Wspólnicy podjęli decyzję o wdrożeniu systemu enova365, zaproponowanego przez Poltax, aby zautomatyzować procesy księgowe. Kluczowe funkcje wdrożonego systemu obejmowały:

1. Automatyczny import dokumentów sprzedaży i zakupu

• System enova365 umożliwiał automatyczne pobieranie faktur od dostawców oraz integrację z systemem sprzedażowym, co znacznie zredukowało czas potrzebny na wprowadzanie danych.

1. Import wyciągów bankowych

• Automatyczny import transakcji bankowych umożliwiał bieżące monitorowanie płynności finansowej oraz szybką identyfikację zaległości.

1. Raportowanie i analiza

• System generował szczegółowe raporty finansowe, w tym zestawienia przychodów, kosztów oraz prognozy zysków, co ułatwiało podejmowanie decyzji biznesowych.

1. Obsługa deklaracji podatkowych

• Enova365 automatyzowała przygotowanie deklaracji VAT, PIT oraz innych dokumentów wymaganych przez urzędy.

---

Korzyści dla wspólników

1. Obniżenie kosztów księgowości

Dzięki automatyzacji procesów księgowych wspólnicy zaoszczędzili około 35% kosztów związanych z prowadzeniem dokumentacji. Redukcja kosztów obejmowała m.in. eliminację potrzeby ręcznego wprowadzania danych.

2. Oszczędność czasu

Zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów pozwoliło wspólnikom skupić się na kluczowych aspektach biznesu, takich jak rozwój sieci dystrybucji i negocjacje z dostawcami.

3. Pełna kontrola nad finansami

Bieżący dostęp do raportów finansowych umożliwiał wspólnikom śledzenie wyników finansowych w czasie rzeczywistym oraz podejmowanie świadomych decyzji strategicznych.

4. Zgodność z przepisami

Poltax zapewnił, że wszystkie operacje finansowe i księgowe są zgodne z obowiązującymi przepisami