Case Study: Zakładanie Spółki z o.o. w Toruniu – Wsparcie Biura Poltax w Rozpoczęciu Działalności w Branży Usług IT

Wprowadzenie

Zakładanie spółki w Toruniu to proces wymagający znajomości przepisów prawa, umiejętności przygotowania dokumentacji oraz wiedzy o korzystnych rozwiązaniach podatkowych. Wybór odpowiedniej formy działalności, jak np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jest szczególnie istotny dla firm w branży usług IT, które często obsługują klientów krajowych i zagranicznych oraz operują na wysokomarżowych projektach. W niniejszym case study przedstawiamy, jak biuro rachunkowe Poltax pomogło w zakładaniu spółki z o.o. w Toruniu, zapewniając kompleksową obsługę – od rejestracji w KRS po wdrożenie nowoczesnego systemu księgowego.

Klient i jego cel

Klientem Poltax była dwuosobowa grupa specjalistów IT z Torunia, którzy postanowili założyć spółkę z o.o. w celu profesjonalizacji swojej działalności. Planując świadczenie usług programistycznych oraz outsourcingowych dla klientów w Polsce i za granicą, przedsiębiorcy szukali rozwiązania, które:

• Ograniczy ich osobistą odpowiedzialność prawną i finansową,
• Umożliwi obsługę zagranicznych kontrahentów, w tym rozliczenia w walutach obcych,
• Stworzy transparentną strukturę zarządzania finansami.

Klienci zgłosili się do Poltax, szukając profesjonalnego wsparcia w procesie zakładania spółki w Toruniu, jak również doradztwa podatkowego i księgowego.

Problemy i wyzwania

1. Zawiłości formalno-prawne związane z zakładaniem spółki z o.o.
   Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga sporządzenia umowy spółki, jej notarialnego poświadczenia oraz rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Klienci obawiali się błędów w przygotowywaniu dokumentów, które mogłyby opóźnić proces rozpoczęcia działalności.
2. Wybór odpowiednich kodów PKD i rejestracja VAT-UE
   Branża IT wymaga uwzględnienia odpowiednich kodów PKD, aby w pełni oddać specyfikę działalności. Dodatkowo kluczowa była rejestracja VAT-UE, umożliwiająca rozliczenia z kontrahentami z innych krajów Unii Europejskiej.
3. Optymalizacja podatkowa
   Specjaliści IT planowali obsługę projektów o różnej wielkości i charakterze, co wymagało precyzyjnego doboru formy opodatkowania oraz ustalenia strategii podatkowej minimalizującej obciążenia finansowe.
4. Organizacja systemu księgowego i zarządzanie finansami
   Zarządzanie finansami w spółce z o.o. wymaga przejrzystości oraz profesjonalnego podejścia do księgowości. Klienci potrzebowali wdrożenia nowoczesnego systemu księgowego, który pozwoliłby na automatyzację procesów finansowych i kontrolę nad budżetem.

Rozwiązania Zaproponowane przez Poltax

Zespół Poltax przeprowadził klientów przez wszystkie etapy zakładania spółki z o.o. w Toruniu, zapewniając kompleksowe wsparcie:

1. Przygotowanie dokumentów i rejestracja spółki
   Poltax sporządził projekt umowy spółki z o.o., uwzględniając specyfikę działalności klientów. Po podpisaniu umowy u notariusza biuro zajęło się całą dokumentacją rejestracyjną, w tym:
   • Zgłoszeniem spółki do KRS,
   • Rejestracją numeru NIP i REGON,
   • Zgłoszeniem do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
2. Rejestracja VAT i VAT-UE
   Poltax pomógł klientom zarejestrować spółkę jako płatnika VAT oraz VAT-UE, co umożliwiło rozliczanie transakcji z kontrahentami zagranicznymi i wystawianie faktur w walutach obcych.
3. Dobór kodów PKD i doradztwo podatkowe
   Specjaliści Poltax przeanalizowali specyfikę planowanych działań klientów i dobrali odpowiednie kody PKD, takie jak:
   • 62.01.Z – działalność związana z oprogramowaniem,
   • 62.02.Z – działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki,
   • 62.09.Z – pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych.
     Dzięki analizie finansowej biuro Poltax zaproponowało klientom efektywną strategię podatkową, uwzględniającą korzyści płynące z prowadzenia ksiąg handlowych.
4. Wdrożenie systemu księgowego i zarządzanie finansami
   Poltax wdrożył nowoczesny system księgowy oparty na chmurze, który umożliwił:
   • Automatyczne generowanie faktur,
   • Ewidencję płatności i rozliczeń,
   • Tworzenie raportów finansowych na potrzeby zarządu,
   • Monitorowanie należności i zobowiązań.
5. Szkolenie w zakresie obowiązków podatkowych i prawnych
   Zespół Poltax przeprowadził szkolenie dla wspólników, omawiając:
   • Obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg handlowych,
   • Terminy składania deklaracji podatkowych i sprawozdań finansowych,
   • Możliwości korzystania z ulg podatkowych dla branży IT.

Efekty współpracy

Dzięki wsparciu Poltax klienci mogli rozpocząć działalność bez opóźnień i problemów, zyskując pewność, że wszystkie formalności zostały przeprowadzone poprawnie.

1. Bezproblemowe zakładanie spółki
   Proces rejestracji spółki w Toruniu został przeprowadzony szybko i zgodnie z przepisami, co umożliwiło klientom rozpoczęcie działalności w zaplanowanym terminie.
2. Optymalizacja podatkowa
   Dzięki odpowiedniemu doborowi kodów PKD i strategii podatkowej spółka zminimalizowała obciążenia podatkowe, co przełożyło się na większe zyski netto.
3. Nowoczesne zarządzanie finansami
   Dzięki wdrożeniu systemu księgowego klienci zyskali pełną kontrolę nad finansami spółki i możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe.
4. Profesjonalny wizerunek
   Spółka rozpoczęła działalność jako nowoczesna i transparentna firma, co przyciągnęło zaufanie klientów i kontrahentów.

Opinie klientów

Jeden z założycieli spółki podzielił się swoją opinią:

„Zakładanie spółki w Toruniu wydawało się dla nas skomplikowanym procesem, ale dzięki Poltax wszystko przebiegło sprawnie. Szczególnie doceniamy ich pomoc w rejestracji VAT-UE oraz wdrożeniu systemu księgowego, który pozwala nam na bieżąco kontrolować finanse. Polecamy ich usługi każdemu, kto planuje założenie firmy.”

Podsumowanie

Historia tej spółki z o.o. pokazuje, jak ważne jest profesjonalne wsparcie w procesie zakładania firmy w Toruniu. Dzięki współpracy z biurem Poltax przedsiębiorcy zyskali solidne podstawy do rozwoju swojego biznesu w branży IT, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów.

Jeżeli planujesz zakładanie firmy w Toruniu lub potrzebujesz pomocy w zakładaniu spółki, skontaktuj się z biurem Poltax. Nasz zespół zapewni Ci kompleksowe wsparcie, które pozwoli Ci skupić się na rozwijaniu swojego biznesu.

Poltax – Twój partner w zakładaniu spółek w Toruniu.
Zapraszamy do współpracy!