Case Study: Zakładanie Spółki z o.o. w Toruniu – Jak Biuro Poltax Pomogło w Rozpoczęciu Działalności IT

Wprowadzenie

Zakładanie spółek w Toruniu to proces, który wymaga znajomości przepisów prawa, odpowiedniego przygotowania dokumentacji i przemyślanego planu działania. Szczególnie w branżach takich jak IT, gdzie przedsiębiorstwa często współpracują z wieloma partnerami i operują na dużą skalę, forma prawna spółki z o.o. okazuje się najbardziej korzystnym rozwiązaniem. W tym case study przedstawiamy, jak biuro rachunkowe Poltax pomogło w założeniu spółki z o.o. zajmującej się usługami IT, zapewniając kompleksowe wsparcie od pierwszego etapu rejestracji po wdrożenie systemu zarządzania finansami.

Klient i jego cel

Klientem była grupa trzech wspólników z Torunia, którzy postanowili założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w branży IT. Planowali świadczyć usługi programistyczne oraz outsourcing IT dla firm w Polsce i za granicą. Ich celem było stworzenie nowoczesnej, elastycznej struktury prawnej, która zapewniłaby przejrzysty podział obowiązków oraz ograniczoną odpowiedzialność finansową.

Wspólnicy nie mieli doświadczenia w zakładaniu spółek, dlatego szukali profesjonalnego wsparcia, które pozwoliłoby uniknąć błędów i zoptymalizować proces rejestracji oraz zarządzania firmą. Biuro rachunkowe Poltax okazało się dla nich idealnym partnerem.

Problemy i wyzwania

Klient zgłosił się do Poltax z kilkoma wyzwaniami:

1. Skomplikowana dokumentacja prawna i rejestracyjna
   Zakładanie spółki z o.o. w Toruniu wymaga sporządzenia umowy spółki, jej notarialnego potwierdzenia oraz rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Wspólnicy obawiali się, że brak doświadczenia spowoduje opóźnienia lub błędy.
2. Wybór odpowiednich kodów PKD i formy opodatkowania
   Branża IT charakteryzuje się różnorodnością usług, dlatego istotne było dobranie właściwych kodów PKD, które odpowiadałyby planowanym działaniom firmy. Ważne było również zrozumienie, jak najlepiej rozliczać podatki.
3. Podział obowiązków i ustalenie ról w spółce
   Wspólnicy potrzebowali doradztwa w zakresie podziału udziałów, obowiązków i ról w spółce, aby uniknąć problemów organizacyjnych w przyszłości.
4. Brak systemów zarządzania finansami
   Klienci chcieli rozpocząć działalność z dobrze zaplanowanym systemem finansowym, który umożliwiłby przejrzyste prowadzenie księgowości i kontrolę nad finansami od pierwszego dnia działania spółki.

Rozwiązania Zaproponowane przez Poltax

Biuro Poltax zaproponowało kompleksowe wsparcie w procesie zakładania spółki z o.o., obejmujące:

1. Sporządzenie umowy spółki i rejestrację w KRS
   Poltax przygotował projekt umowy spółki z o.o., uwzględniając specyfikę branży IT oraz potrzeby wspólników. Umowa została podpisana w obecności notariusza, a następnie Poltax przeprowadził cały proces rejestracji spółki w KRS, obejmujący m.in.:
   • Zgłoszenie spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR),
   • Rejestrację numeru REGON i NIP,
   • Zgłoszenie do VAT i VAT-UE, umożliwiające rozliczenia z kontrahentami zagranicznymi.
2. Wybór kodów PKD i formy opodatkowania
   Poltax przeanalizował planowaną działalność spółki, wybierając odpowiednie kody PKD, m.in. 62.01.Z (działalność związana z oprogramowaniem) oraz 62.09.Z (pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych).
   Pod kątem podatkowym biuro doradziło rozliczanie podatku CIT oraz wdrożyło system odliczania kosztów uzyskania przychodu związanych z działalnością badawczo-rozwojową, co pozwoliło na obniżenie obciążeń podatkowych.
3. Doradztwo w zakresie podziału udziałów i ról w spółce
   Specjaliści Poltax pomogli wspólnikom w ustaleniu struktury udziałów oraz obowiązków. Dzięki temu każdy z nich miał jasno określone kompetencje, co ułatwiło zarządzanie firmą.
4. Wdrożenie systemu księgowego i finansowego
   Biuro Poltax wdrożyło nowoczesny system księgowy oparty na chmurze, umożliwiający bieżące monitorowanie finansów spółki. System pozwalał na automatyczne generowanie faktur, kontrolowanie płatności i tworzenie raportów finansowych, co znacząco usprawniło zarządzanie.

Efekty współpracy

Po zakończeniu procesu rejestracji spółka z o.o. rozpoczęła działalność w branży IT, mając solidne podstawy prawne, finansowe i organizacyjne. Oto kluczowe korzyści, jakie odniosła dzięki współpracy z Poltax:

1. Szybka i bezbłędna rejestracja spółki
   Dzięki wsparciu Poltax proces rejestracji spółki w Toruniu przebiegł sprawnie i zgodnie z przepisami, bez opóźnień i komplikacji.
2. Optymalizacja podatkowa
   Wybór odpowiednich kodów PKD oraz wdrożenie ulg podatkowych pozwoliło spółce obniżyć koszty prowadzenia działalności już w pierwszym roku działania.
3. Nowoczesne narzędzia finansowe
   Dzięki wdrożonemu systemowi księgowemu wspólnicy mieli pełną kontrolę nad finansami spółki i mogli na bieżąco monitorować swoje przychody, koszty i zobowiązania.
4. Przejrzysta struktura organizacyjna
   Dzięki jasno określonemu podziałowi obowiązków wspólnicy mogli efektywnie zarządzać firmą, unikając konfliktów i problemów organizacyjnych.

Opinie klienta

Jeden z wspólników podzielił się swoją opinią o współpracy z biurem Poltax:

„Zakładanie spółki w Toruniu wydawało nam się skomplikowanym i czasochłonnym procesem, ale z pomocą Poltax wszystko poszło szybko i sprawnie. Szczególnie cenimy sobie wsparcie w przygotowaniu umowy spółki oraz optymalizacji podatkowej, która pozwoliła nam zaoszczędzić znaczną część budżetu. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom księgowym możemy skupić się na rozwijaniu naszej firmy, mając pewność, że finanse są w dobrych rękach.”

Podsumowanie

Historia tej spółki z o.o. pokazuje, jak ważne jest profesjonalne wsparcie podczas zakładania firmy. Biuro Poltax w Toruniu zapewniło kompleksową obsługę, pomagając klientowi uniknąć błędów, zoptymalizować koszty i stworzyć solidne podstawy dla rozwijającego się biznesu.

Jeżeli planujesz zakładanie spółki w Toruniu lub potrzebujesz wsparcia w procesie rejestracji firmy, skontaktuj się z biurem Poltax. Oferujemy pełne wsparcie, które pozwoli Ci rozpocząć działalność bez zbędnego stresu i skupić się na rozwoju swojego biznesu.

Poltax – Twój partner w zakładaniu spółek w Toruniu.
Zapraszamy do współpracy!