Zwrot towaru na podstawie paragonu, musi zostać wykazany w ewidencji. Aby wszystko było zaksięgowane poprawnie, trzeba wszystko udokumentować. Po pierwsze należy sporządzić odrębną ewidencję zwrotu towarów, gdzie będą dokumentowane zwroty należności za zwroty towarów lub reklamacje.

W tej ewidencji powinny pojawić się między innymi takie informacje, jak: daty sprzedaży oraz zwrotu, nazwy towarów lub usług oraz kwoty brutto i wysokość VAT. Ważnym elementem, który należy wprowadzić do ewidencji zwrotu towaru jest również paragon, będący dowodem sprzedaży. Do każdego zwrotu towaru należy spisać też protokół, w którym należy umieścić numer protokołu oraz paragonu, dane stron transakcji, nazwę towaru i przyczynę jego zwrotu, a także potwierdzenie przyjęcia zwrotu.

Rozliczenie w ewidencji takiego zwrotu jest ważne ze względu na prawidłowy wykaz zobowiązań podatkowych. W zależności od sposobu rozliczeń (KPiR, ryczałt itp.) księgowa musi odpowiednio pomniejszyć wartość sprzedawanych towarów i usług lub przychodu w ewidencji przychodów, bazując na przygotowanej ewidencji zwrotów. Wartość wszystkich zwrotów danego miesiąca księgowa w jego ostatnim dniu przy pomocy jednego wpisu.