Case Study: Spółka z o.o. z Branży Produkcji Mebli Kuchennych – Współpraca z Biurem Poltax w Toruniu

Wprowadzenie
Biuro rachunkowe Poltax w Toruniu specjalizuje się w obsłudze spółek z różnych sektorów, oferując kompleksowe usługi księgowe, kadrowe oraz wsparcie w automatyzacji procesów biznesowych. Jednym z naszych klientów była spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zajmująca się produkcją mebli kuchennych, zatrudniająca 28 osób. W niniejszym case study opiszemy, jak dzięki współpracy z Poltax firma zredukowała koszty usług księgowych i kadrowych, wdrożyła nowoczesne rozwiązania technologiczne oraz uporządkowała problemy związane z rozliczeniami w ZUS.

Problem Klienta

Spółka, zlokalizowana w Toruniu, zajmowała się projektowaniem i produkcją mebli kuchennych, współpracując zarówno z klientami detalicznymi, jak i firmami zajmującymi się dystrybucją mebli. Firma rozwijała się dynamicznie, jednak rosły także wyzwania związane z zarządzaniem finansami i obsługą kadrową. Problemy, z którymi klient zgłosił się do Poltax, obejmowały:

1. Wysokie koszty obsługi kadrowej i księgowej
   Poprzednie biuro rachunkowe stosowało stałe stawki za obsługę kadrową, które nie uwzględniały faktycznych potrzeb spółki. Każda korekta listy płac czy dodatkowe rozliczenia wiązały się z dodatkowymi opłatami, co znacząco obciążało budżet firmy.
2. Nieprawidłowości w rozliczeniach z ZUS
   W trakcie audytu Poltax wykrył liczne błędy w deklaracjach ZUS składanych przez poprzednie biuro, co prowadziło do naliczania odsetek oraz ryzyka kontroli.
3. Brak automatyzacji w obiegu dokumentów
   Firma korzystała z papierowych dokumentów i ręcznego przesyłania informacji między działami. Powodowało to opóźnienia w księgowości, błędy w rozliczeniach oraz dodatkowe koszty związane z organizacją pracy.
4. Brak narzędzi do zarządzania kadrami
   Pracownicy nie mieli dostępu do systemów umożliwiających samodzielne zarządzanie swoimi danymi, co powodowało zwiększoną ilość zapytań do działu kadrowego i wydłużało czas realizacji prostych procesów, takich jak składanie wniosków urlopowych czy sprawdzanie stanu wynagrodzeń.

Rozwiązanie Zaproponowane przez Poltax

Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy działalności spółki, zespół Poltax zaproponował kompleksowy plan działań, który objął:

1. Redukcję kosztów obsługi kadrowej i księgowej
   Poltax dostosował ofertę usług do rzeczywistych potrzeb spółki. Dzięki transparentnemu modelowi rozliczeń, klient płacił jedynie za wykonane prace, co pozwoliło zmniejszyć koszty obsługi o 18%. Wyeliminowano również dodatkowe opłaty za korekty i bieżące konsultacje.
2. Wdrożenie pulpitów pracownika Enova365
   Pulpity pracownika enova365 został wdrożony, aby zautomatyzować procesy kadrowe i zwiększyć wygodę pracowników. Dzięki funkcjonalności pulpitu pracownika zatrudnione osoby mogą:
   • Składać wnioski urlopowe i sprawdzać ich status,
   • Monitorować swoje wynagrodzenia oraz historię wypłat,
   • Zarządzać danymi osobowymi i dostępem do dokumentów.
     Automatyzacja tych procesów odciążyła dział kadr, który mógł skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
3. Automatyzację obiegu dokumentów
   Poltax wdrożył elektroniczne narzędzia umożliwiające automatyczny przesył i archiwizację dokumentów, takich jak faktury, raporty finansowe czy deklaracje podatkowe. Dzięki temu firma zaoszczędziła czas i koszty związane z obsługą dokumentacji papierowej, a procesy księgowe stały się bardziej efektywne i mniej podatne na błędy.
4. Wyprostowanie rozliczeń z ZUS
   Specjaliści Poltax dokonali szczegółowego audytu dokumentów związanych z ZUS i zidentyfikowali wszystkie błędy popełnione przez poprzednie biuro. Przygotowano korekty deklaracji za ostatnie dwa lata, które zostały terminowo złożone, co pozwoliło uniknąć dalszych kar i odsetek.
5. Stałe wsparcie i monitoring finansowy
   Poltax zapewnił dedykowanego opiekuna księgowego, który monitorował bieżące zobowiązania podatkowe i składkowe oraz odpowiadał na pytania klienta, zapewniając szybkie rozwiązywanie bieżących problemów.

Korzyści dla Klienta

Dzięki współpracy z biurem Poltax firma zajmująca się produkcją mebli kuchennych odnotowała następujące korzyści:

1. Obniżenie kosztów obsługi kadrowej i księgowej
   Dzięki optymalizacji procesów i dostosowaniu zakresu usług do rzeczywistych potrzeb firma zmniejszyła wydatki na obsługę o 18%, co pozwoliło na reinwestowanie tych środków w rozwój działalności.
2. Większa efektywność dzięki automatyzacji
   Wdrożenie pulpitu pracownika Enova365 oraz elektronicznego obiegu dokumentów znacząco usprawniło działanie firmy. Pracownicy zyskali samodzielność w zarządzaniu swoimi sprawami, co przełożyło się na większą efektywność działu kadr i redukcję czasu pracy o 25%.
3. Uporządkowanie rozliczeń z ZUS
   Po przeprowadzeniu audytu i korekt deklaracji firma uregulowała swoje zobowiązania wobec ZUS, unikając dalszych sankcji i kosztów związanych z odsetkami.
4. Przejrzystość finansowa i lepsza kontrola nad budżetem
   Nowoczesne rozwiązania wprowadzone przez Poltax umożliwiły firmie bieżące monitorowanie finansów, co pozwoliło na lepsze zarządzanie płynnością finansową oraz podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.

Opinie Klienta

Klient wyraził swoje zadowolenie z nawiązanej współpracy:

„Współpraca z biurem Poltax była dla naszej firmy przełomem. Dzięki ich wsparciu nie tylko obniżyliśmy koszty obsługi księgowej i kadrowej, ale także zautomatyzowaliśmy wiele procesów, co pozwoliło nam zaoszczędzić czas i skupić się na produkcji mebli. Szczególnie cenię sobie profesjonalizm w uporządkowaniu spraw z ZUS, które od dawna były dla nas problematyczne. Teraz mamy pewność, że wszystko działa tak, jak powinno.”

Podsumowanie

Współpraca z biurem Poltax w Toruniu przyniosła spółce z o.o. zajmującej się produkcją mebli kuchennych wymierne korzyści finansowe i organizacyjne. Obniżenie kosztów, automatyzacja procesów oraz uporządkowanie rozliczeń z ZUS pozwoliły firmie działać bardziej efektywnie i skupić się na realizacji swoich celów biznesowych.

Jeżeli prowadzisz firmę i szukasz profesjonalnego biura rachunkowego w Toruniu, które pomoże Ci zoptymalizować koszty i usprawnić działanie Twojej działalności, skontaktuj się z Poltax.

Poltax – Twoje Biuro Rachunkowe w Toruniu.
Zapraszamy do współpracy!