Aby uzyskać ulgę na zakup kas online trzeba spełnić kilka podstawowych warunków. Przede wszystkim podatnik musi prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie rejestrującej. Warunek ten regulują przepisy zawarte w art.111 ust. 6b ustawy o VAT. Według przepisów, kasa online musi spełniać funkcje i wymagania techniczne opisane w tej ustawie.

Drugim warunkiem decydującym o tym, czy przedsiębiorcy przysługuje ulga na zakup kas online są faktury stanowiące dowód pokrycia należności z tytułu zakupu kasy rejestrującej. Środki na zakup kasy rejestrującej mogą pochodzić zarówno bezpośrednio od podatnika, jak i ze środków przez niego otrzymanych. Dla przykładu zakup kasy rejestrującej może być opłacony z przyznanych środków np. z dotacji. Najważniejsze, by podatnik posiadał wszelkie niezbędne faktury.

W przypadku podatników korzystających z więcej niż jednej kasy rejestrującej dodatkowym warunkiem uzyskania ulgi na zakup kas online jest prowadzenie ewidencji wszystkich kas. Ewidencja ma dotyczyć każdej kasy z każdego z punków sprzedaży. Ważne jest, by rozpocząć ewidencję wszystkich kas w ciągu co najwyżej 6 miesięcy od momentu prowadzenia ewidencji.

Od 1 maja 2019 r. ulga na zakup kas online nie jest już zależna od złożenia pisemnego zgłoszenia o liczbie kas do naczelnika urzędu skarbowego. Od momentu zmiany pisemne zgłoszenie nie musi wpływać do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem ewidencjonowania. Spełnienie wszystkich tych warunków uprawnia przedsiębiorcę do ulgi na zakup kas online.