Case Study: Spółka z o.o. z Branży Transportowej – Współpraca z Biurem Poltax w Toruniu

Wprowadzenie
Biuro rachunkowe Poltax w Toruniu specjalizuje się w obsłudze księgowej i kadrowej spółek z różnych branż, w tym transportowej. Dzięki profesjonalizmowi i indywidualnemu podejściu, nasi klienci mogą liczyć na optymalizację kosztów, automatyzację procesów oraz pełne wsparcie w sprawach księgowych i kadrowych. W niniejszym case study opisujemy historię współpracy z toruńską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością zajmującą się transportem krajowym, która dzięki przejściu na obsługę przez Poltax osiągnęła znaczące korzyści finansowe i organizacyjne.

Problem Klienta

Spółka z o.o. z branży transportowej, zajmująca się przewozem towarów w kraju, korzystała wcześniej z usług innego biura rachunkowego. Niestety, dotychczasowa współpraca wiązała się z wieloma problemami:

1. Wysokie koszty obsługi księgowej i kadrowej
   Przy dynamicznie rosnącej liczbie kierowców i pracowników administracyjnych, obsługa kadrowo-płacowa stała się bardzo kosztowna, a dodatkowe opłaty za każdą korektę czy konsultację obciążały budżet firmy.
2. Problemy w rozliczeniach z ZUS
   Nieprawidłowości w dokumentacji z poprzednich miesięcy spowodowały konieczność składania korekt deklaracji, co wiązało się z opóźnieniami i naliczaniem odsetek przez ZUS.
3. Ręczne, czasochłonne procesy wymiany dokumentów
   Każdego miesiąca spółka dostarczała setki dokumentów w formie papierowej, co generowało dodatkowe koszty oraz utrudniało szybkie przetwarzanie informacji.

Spółka postanowiła poszukać bardziej efektywnego biura rachunkowego, które pomoże jej zoptymalizować koszty, zautomatyzować procesy oraz uporządkować rozliczenia z ZUS. Wybór padł na Poltax w Toruniu.

Rozwiązanie Zaproponowane przez Poltax

Po dokładnym zapoznaniu się z potrzebami spółki, specjaliści Poltax zaproponowali kompleksowy plan działania:

1. Automatyzacja procesów wymiany dokumentów
   Poltax wdrożył nowoczesne rozwiązania, umożliwiające przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej. Dzięki temu, czas potrzebny na przetwarzanie faktur i dokumentacji kadrowej został skrócony o ponad 50%, a firma zyskała pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów.
2. Obniżenie kosztów obsługi księgowej i kadrowej
   Po szczegółowej analizie potrzeb spółki i liczby pracowników, Poltax dostosował ofertę tak, aby klient płacił jedynie za realnie potrzebne usługi. Wyeliminowano dodatkowe opłaty za korekty i konsultacje, a całkowity koszt obsługi zmniejszył się o 20%.
3. Wyprostowanie spraw z ZUS
   Specjaliści Poltax przeanalizowali rozliczenia z ZUS z ostatnich lat, zidentyfikowali nieprawidłowości i przygotowali korekty deklaracji. W wyniku tych działań spółka uregulowała swoje zobowiązania wobec ZUS, unikając dalszych odsetek i sankcji.
4. Stałe wsparcie doradcze
   Zespół Poltax zapewnił spółce dedykowanego opiekuna księgowego, który odpowiadał na bieżące pytania oraz monitorował terminowość składania deklaracji podatkowych i ZUS.

Proces Wdrożenia Rozwiązań

Współpraca rozpoczęła się od szczegółowego audytu dokumentacji finansowej i kadrowej spółki. Następnie, Poltax wdrożył systemy umożliwiające elektroniczną wymianę dokumentów, a także przeprowadził kompleksową analizę bieżących kosztów księgowych i kadrowych.

Kroki podjęte w pierwszych miesiącach współpracy:

1. Digitalizacja i organizacja archiwum dokumentów księgowych oraz kadrowych.
2. Wprowadzenie uproszczonych procedur przesyłania dokumentów za pomocą platformy elektronicznej.
3. Korekta rozliczeń z ZUS za ostatnie dwa lata i uregulowanie zaległości.
4. Optymalizacja procesów płacowych dla kierowców, w tym rozliczanie diet oraz ryczałtów za noclegi.

Korzyści dla Klienta

Dzięki współpracy z biurem Poltax, spółka z o.o. z branży transportowej osiągnęła szereg korzyści:

1. Niższe koszty obsługi księgowej i kadrowej
   Dzięki optymalizacji oferty, spółka zmniejszyła wydatki na usługi księgowe i kadrowe o 20%. Elastyczne podejście Poltax pozwoliło klientowi płacić tylko za realnie wykorzystane usługi.
2. Zautomatyzowanie procesów i oszczędność czasu
   Dzięki wdrożeniu systemu elektronicznej wymiany dokumentów, procesy księgowe i kadrowe stały się szybsze i bardziej efektywne. Spółka zaoszczędziła średnio 15 godzin miesięcznie na przekazywaniu dokumentów.
3. Uporządkowanie rozliczeń z ZUS
   Korekta wcześniejszych błędów pozwoliła na uregulowanie zaległości i uniknięcie dalszych sankcji ze strony ZUS. Klient zyskał pewność, że jego rozliczenia są zgodne z obowiązującym prawem.
4. Lepsza kontrola nad finansami firmy
   Nowoczesne narzędzia księgowe oraz stały kontakt z dedykowanym opiekunem pozwoliły spółce lepiej monitorować sytuację finansową i podejmować świadome decyzje biznesowe.

Opinie Klienta

Klient, komentując współpracę z Poltax, stwierdził:

„Przejście do biura Poltax było dla naszej spółki jedną z najlepszych decyzji. Nie tylko zredukowaliśmy koszty, ale również usprawniliśmy sposób zarządzania dokumentami i rozliczeniami. Szczególnie cenię sobie wsparcie w rozwiązaniu problemów z ZUS, które wcześniej były dla nas dużym wyzwaniem. Teraz mamy pewność, że wszystko jest prowadzone profesjonalnie i zgodnie z przepisami.”

Podsumowanie

Współpraca z biurem rachunkowym Poltax w Toruniu przyniosła spółce z o.o. zajmującej się transportem krajowym wymierne korzyści w postaci niższych kosztów obsługi księgowej i kadrowej, usprawnienia procesów oraz uporządkowania rozliczeń z ZUS. Poltax nie tylko zapewnił profesjonalną obsługę, ale także stał się zaufanym partnerem, wspierającym firmę w jej codziennych wyzwaniach biznesowych.

Jeżeli prowadzisz spółkę w Toruniu i szukasz rzetelnego biura rachunkowego, które pomoże zoptymalizować Twoje finanse, skontaktuj się z Poltax. Z nami Twoja firma zyska stabilne fundamenty i profesjonalne wsparcie w zakresie księgowości.

Poltax – Twoje Biuro Rachunkowe w Toruniu.
Zapraszamy do współpracy!