Jak mała firma produkcyjna z branży meblowej skorzystała z usług Poltax i systemu enova365

Wprowadzenie

Spółka naszego klienta, działająca w sektorze produkcyjnym, zmagała się z licznymi wyzwaniami w obszarze zarządzania finansami, kadrami oraz przepływem gotówki. Przedsiębiorstwo liczyło 35 pracowników i realizowało zamówienia dla klientów na rynku krajowym oraz zagranicznym. Głównymi problemami firmy były:

• Rosnące koszty księgowości i administracji kadrowej.
• Brak efektywnej kontroli nad przepływem gotówki i procesem windykacji.
• Niska efektywność w zakresie wystawiania faktur i zarządzania dokumentami.
• Utrudniona komunikacja między pracownikami, kierownikami i działem administracji.

Aby rozwiązać te problemy, firma postanowiła nawiązać współpracę z biurem rachunkowym Poltax w Bydgoszczy, które wdrożyło nowoczesne rozwiązania oparte o system enova365, w tym Pulpit Klienta, Pulpit Pracownika oraz Pulpit Kierownika. Poniższe case study przedstawia, jak zmiana modelu obsługi wpłynęła na działalność firmy.

Diagnoza problemów i cele współpracy

Na początku współpracy specjaliści z biura Poltax przeprowadzili szczegółową analizę działań księgowych i kadrowych w spółce z o.o. Kluczowe problemy wymagały rozwiązań, które spełnią następujące cele:

1. Obniżenie kosztów prowadzenia księgowości poprzez automatyzację procesów.
2. Przyspieszenie procesów fakturowania i usprawnienie zarządzania dokumentami.
3. Usprawnienie komunikacji między pracownikami a kierownikami.
4. Poprawę kontroli nad przepływem gotówki dzięki automatyzacji windykacji.

Rozwiązanie: Wdrożenie enova365 i wsparcie Poltax

Biuro Poltax zaproponowało wdrożenie kompleksowego systemu enova365, który został dostosowany do specyficznych potrzeb firmy. Kluczowe elementy wdrożonych rozwiązań to:

1. Pulpit Klienta – aplikacja umożliwiająca firmie samodzielne wystawianie faktur, zarządzanie dokumentami oraz bieżący podgląd stanu finansów.
2. Pulpit Pracownika – narzędzie wspierające dział HR, umożliwiające pracownikom samodzielne zarządzanie swoimi danymi, np. składanie wniosków urlopowych czy przeglądanie grafików pracy.
3. Pulpit Kierownika – moduł wspierający zarządzanie zespołem, w tym monitorowanie realizacji zadań, czasu pracy oraz wydajności pracowników.
4. Automatyzacja procesów księgowych – zastosowanie zaawansowanych algorytmów do generowania raportów finansowych, automatyzacji księgowań oraz przygotowywania deklaracji podatkowych.
5. Automatyzacja windykacji – wdrożenie systemu przypomnień o zaległościach i harmonogramów płatności, co pozwoliło na bieżące monitorowanie należności.

Korzyści dla spółki klienta

Wdrożenie systemu enova365 i współpraca z Poltax przyniosły firmie naszego klienta liczne korzyści, które pozytywnie wpłynęły na działalność całego przedsiębiorstwa.

1. Obniżenie kosztów księgowości

Automatyzacja procesów księgowych pozwoliła ograniczyć koszty związane z tradycyjną obsługą dokumentów oraz zmniejszyć liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Biuro Poltax przejęło całość rozliczeń podatkowych i kadrowych, co dodatkowo zmniejszyło obciążenia administracyjne firmy.

2. Przyspieszenie i usprawnienie procesów

Dzięki Pulpitowi Klienta proces wystawiania faktur został uproszczony, a czas ich przetwarzania skrócił się o 40%. Użytkownicy mają szybki dostęp do raportów finansowych oraz dokumentów, co znacznie usprawniło podejmowanie decyzji biznesowych.

3. Lepsza komunikacja w firmie

Pulpity Pracownika i Kierownika poprawiły przepływ informacji między pracownikami a zarządem. Wnioski urlopowe i grafik pracy są teraz obsługiwane cyfrowo, co zmniejszyło liczbę nieporozumień i przyspieszyło procesy kadrowe.

4. Poprawa kontroli nad przepływem gotówki

Automatyzacja windykacji pozwoliła firmie śledzić harmonogram płatności i unikać opóźnień w spływie należności. System automatycznie generuje przypomnienia dla klientów oraz raporty dla zarządu, co poprawiło płynność finansową firmy.