Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy grupy przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Większość firm prowadzących tego rodzaju sprzedaż ma obowiązek korzystania z kasy fiskalnej. W przypadku sprzedaży na rzecz innych firm, wystawienie paragonu poprzez kasę fiskalną może mieć miejsce pod warunkiem, że na paragonie znajdzie się NIP nabywcy. Dlatego też tak istotne jest, by w momencie sprzedaży było wiadome, czy nabywca kupuje towar lub usługę w imieniu firmy czy w imieniu własnym.

Do grupy przedsiębiorców, którzy powinni mieć kasę fiskalną należą między innymi dostawcy gazu płynnego; silników i ich części; nadwozi pojazdów silnikowych; przyczep, naczep, kontenerów oraz ich części. Są to także dostawcy sprzętu radiowego, telekomunikacyjnego, telewizyjnego i fotograficznego z wyłączeniem części i akcesoriów. Konieczność posiadania kasy fiskalnej obejmuje też firmy zajmujące się rozprowadzaniem niektórych metali szlachetnych, wyrobów tytoniowych czy perfum i wód toaletowych. Firmy świadczące usługi takie jak przewozy pasażerskie, taksówkarskie, naprawy i przeglądy pojazdów silnikowych także muszą korzystać z kasy fiskalnej. W tę grupę wliczają się także usługi fryzjerskie, kosmetyczne, związane z doradztwem podatkowym czy usług prawniczych.

Natomiast na przykład czynności notarialne, usługi elektroniczne, ubezpieczeniowe, czy finansowe nie są zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej. Pełna lista znajduje się w §4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.