Kiedy i po co zmieniać biuro rachunkowe?

Rzetelnie prowadzone usługi rachunkowe oraz kadrowo-płacowe pozwalają przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu biznesu oraz unikać niepotrzebnych problemów i straty czasu na kontakty z instytucjami państwowymi jak US, ZUS, GUS itp… Gdy biuro rachunkowe przestaje spełniać oczekiwania przedsiębiorcy, działa nierzetelnie, popełnia błędy lub nie przestrzega terminów wykonywania określonych przez przepisy sprawozdań, wtedy jest to sygnał by rozważyć zmianę biura rachunkowego. Wielu przedsiębiorców ulega przyzwyczajeniu i trwa w niedogodnym dla nich układzie trochę ze strachu przed zmianą, trochę z nadziei, że może sytuacja się poprawi. Nie warto jednak ponosić strat i ryzyka związanego z nierzetelnym świadczeniem usług księgowych. Podobnie jak ze zmianą konta bankowego, klienci ulegają przyzwyczajeniu i nie podejmują działań pomimo nieatrakcyjnych dla nich warunków.

Najczęściej przedsiębiorcy myślą o zmianie biura rachunkowego gdy podejrzewają, że ich księgowość prowadzona jest nierzetelnie, a także gdy mają problemy z uzyskiwaniem niezbędnych informacji, zestawień i raportów. Warto pamiętać, że korzystanie z usług księgowych nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności w przypadku kontroli skarbowej. Biura rachunkowe na podstawie wydanych im pełnomocnictw reprezentują przedsiębiorcę w odpowiednich urzędach i dokonują wymaganych sprawozdań, jednak odpowiedzialność spoczywa właścicielu firmy. Nierzetelne biuro rachunkowe może narażać przedsiębiorcę na straty, nie tylko w wyniku błędów rachunkowych, pomijania dokumentów, ale też na koszty wynikające z nałożonych na firmę kar.

Podejmujemy decyzję o zmianie biura rachunkowego.

Operacja zmiany biura przebiega w kilku etapach. Zanim wypowiemy umowę warto nawiązać już kontakt z nowym biurem rachunkowym. Nowe biuro rachunkowe udzieli pełnego wsparcia i pomoże przeprowadzić przedsiębiorcę przez proces zmiany księgowości, dlatego, warto najpierw nawiązać kontakt oraz dokładnie omówić szczegóły współpracy z nowym biurem rachunkowym, a dopiero później wypowiedzieć umowę z poprzednim biurem.

Wypowiedzieliśmy umowę, co dalej?

Podstawową sprawą jest zdanie przez stare biuro wszystkich dokumentów przedsiębiorcy, najlepiej jeśli przekazanie dokumentów odbywa się w o firmie bezpośredniego kontaktu. Ewentualnie możliwa jest wysyłka dokumentacji kurierem, jednak nie zalecamy takiego rozwiązania. Warto także podczas przekazania dokumentacji sporządzić protokół zawierający informacje o przekazanych dokumentach, sprawozdaniach itd.

Po rozwiązaniu umowy, biuro rachunkowe ma bezwzględny obowiązek oddania wszystkich oryginałów dokumentów przekazywanych przez przedsiębiorcę podczas współpracy. Są to między innymi:

• faktury,
• rachunki,
• wyciągi bankowe,
• potwierdzenia zapłaty,
• potwierdzenia nadawanych dokumentów,
• umowy,
• pozostałe oryginały dokumentów przekazywanych do biura rachunkowego przez przedsiębiorcę.

Biuro rachunkowe, z którym przedsiębiorca wypowiedział umowę ma także obowiązek przekazać wszystkie dokumenty sporządzane w imieniu przedsiębiorcy w ramach świadczonych usług. Czyli dokumenty takie jak:

• księga podatkowa,
• deklaracje rozliczeniowe ZUS,
• rejestry VAT – zakupu i sprzedaży,
• deklaracje podatkowe  PIT-5, VAT-7,
• ewidencję faktur sprzedaży oraz kosztowych,
• ewidencję wyposażenia,
• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i trwałych,
• dokumentację związaną z kadrami i płacami jeśli była prowadzona,
• ewidencję przebiegu pojazdów, jeśli była prowadzona.

Należy także odwołać udzielone pełnomocnictwa. Jeśli właściciel firmy upoważnił biuro rachunkowe poprzez formularz UPL-1 do składania w jego imieniu deklaracji drogą elektroniczną, bezwzględnie powinien zawiadomić stosowny urząd skarbowy o odwołaniu pełnomocnictwa składając formularz OPL-1. W przypadku gdy zostały udzielone inne pełnomocnictwa, należy pamiętać by je odwołać, chyba że w treści udzielonych pełnomocnictw zawarty jest zapis o wygaśnięciu ich z chwilą zakończenia świadczenia usług księgowych.