Jak programista na kontraktach B2B zoptymalizował działalność dzięki usługom księgowym Poltax i enova365

Wprowadzenie

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej w formie kontraktów B2B wymaga skutecznego zarządzania finansami, dokumentacją oraz kwestiami podatkowymi. Programista, który jest głównym bohaterem tego case study (nazywany dalej „klientem”), realizuje projekty dla firm z sektora IT, współpracując z różnych krajów UE i USA. Jego główne wyzwania obejmowały:

• Ręczne wystawianie faktur, które zajmowało dużo czasu i było podatne na błędy.
• Zarządzanie podatkami i dokumentacją księgową w warunkach skomplikowanych przepisów międzynarodowych.
• Brak kontroli nad przepływami gotówkowymi i monitorowania opłat od zagranicznych kontrahentów.
• Czasochłonność procesów administracyjnych, które odciągały klienta od jego podstawowej działalności.

Klient zdecydował się na współpracę z biurem rachunkowym Poltax w Toruniu, które zaproponowało wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, w tym systemu enova365 oraz Pulpitu Klienta. Poniższe case study pokazuje, jak te zmiany wpłynęły na jego działalność.

Diagnoza problemów i cele współpracy

Po wstępnym audycie działalności klienta biuro Poltax zidentyfikowało następujące problemy:

1. Czasochłonne procesy fakturowania i rozliczeń – brak automatyzacji wymuszał samodzielne wprowadzanie danych i ich kontrolę.
2. Brak narzędzi do efektywnego monitorowania finansów – klient nie miał bieżącego podglądu przepływów gotówkowych i należności.
3. Utrudnienia w zarządzaniu podatkami międzynarodowymi – konieczność przestrzegania złożonych regulacji podatkowych w UE i USA stanowiła istotne wyzwanie.

Cele współpracy obejmowały:

• Automatyzację wystawiania faktur i rozliczeń.
• Zmniejszenie obciążenia administracyjnego klienta.
• Poprawę kontroli nad finansami i płynnością.
• Zgodność z międzynarodowymi przepisami podatkowymi.

Rozwiązanie: Wdrożenie systemu enova365 i usług Poltax

Biuro Poltax zaproponowało kompleksowe wsparcie, obejmujące:

1. Pulpit Klienta w systemie enova365:
   • Klient otrzymał narzędzie do automatycznego wystawiania faktur z danymi kontrahentów.
   • System umożliwia bieżący podgląd stanu finansów, w tym wpływów i należności.
   • Wbudowane mechanizmy monitorowania opłat zapewniły kontrolę nad przepływem gotówki.
2. Automatyzacja procesów księgowych:
   • Poltax przejął prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przygotowywanie deklaracji podatkowych.
   • System enova365 automatycznie księguje wpływy i generuje raporty finansowe.
3. Wsparcie w rozliczeniach międzynarodowych:
   • Biuro rachunkowe zajęło się rozliczeniami VAT w transakcjach unijnych oraz podatkiem dochodowym od kontraktów zagranicznych.
   • Poltax śledził zmiany w przepisach podatkowych, zapewniając zgodność z lokalnymi regulacjami.
4. Dedykowany opiekun:
   • Klient miał stały kontakt z przypisanym księgowym, który odpowiadał na pytania i rozwiązywał bieżące problemy.

Korzyści dla klienta

1. Oszczędność czasu

Automatyzacja fakturowania i procesów księgowych pozwoliła klientowi zaoszczędzić około 10 godzin miesięcznie, które wcześniej przeznaczał na obsługę administracyjną. Teraz mógł skupić się na realizacji kontraktów.

2. Poprawa kontroli finansowej

Dzięki Pulpitowi Klienta klient zyskał natychmiastowy dostęp do szczegółowych raportów finansowych, co pozwoliło mu lepiej planować przepływy gotówkowe i unikać opóźnień w płatnościach.

3. Zgodność z przepisami podatkowymi

Poltax przejął odpowiedzialność za złożone rozliczenia międzynarodowe, eliminując ryzyko błędów i kar finansowych. Klient mógł polegać na profesjonalnym wsparciu w tym obszarze.

4. Redukcja kosztów administracyjnych

Outsourcing usług księgowych pozwolił klientowi zmniejszyć koszty o 20% w porównaniu z wcześniejszym modelem działania, który wymagał korzystania z kilku różnych narzędzi i dodatkowego wsparcia prawnego.

5. Większa elastyczność

Klient zyskał możliwość pracy z dowolnego miejsca, mając dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów i raportów online dzięki systemowi enova365. Było to szczególnie ważne w pracy z zagranicznymi kontrahentami.

Wykorzystanie ulgi IP Box

Klient, dzięki wsparciu Poltax, skorzystał również z ulgi podatkowej IP Box, która pozwala na obniżenie stawki podatku dochodowego do 5% w przypadku dochodów uzyskanych z kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Biuro rachunkowe przeprowadziło szczegółową analizę działalności klienta, identyfikując projekty, które spełniały warunki ulgi. Współpraca obejmowała:

• Kwalifikację dochodów – Poltax pomógł określić, które projekty klienta, związane z tworzeniem oprogramowania, spełniają wymogi ulgi IP Box.
• Przygotowanie dokumentacji – biuro zajęło się sporządzeniem odpowiedniej dokumentacji technicznej i finansowej, wymaganej przez organy podatkowe.
• Optymalizację podatkową – zastosowanie IP Box pozwoliło klientowi na znaczące obniżenie obciążeń podatkowych, zwiększając jego zyski netto.

Dzięki uldze IP Box klient zaoszczędził około 25% na kosztach podatkowych w skali roku, co znacząco wpłynęło na jego możliwości inwestycyjne i rozwój działalności.