Faktura zaliczkowa i końcowa – kluczowe informacje, których warto być świadomym

Planujesz skorzystać z faktury zaliczkowej i zastanawiasz się, na czym to dokładnie polega? Jesteś przedsiębiorcą, który rozlicza się z podwykonawcą w dwóch etapach? Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, czym jest faktura zaliczkowa i jak należy ją uwzględnić w późniejszej fakturze końcowej.

Faktura zaliczkowa – co to takiego?

W praktyce większość wykonawców stawia sobie warunek otrzymania wypłaty pośredniej przed wykonaniem pełnej usługi. W takim przypadku niezbędne jest wystawienie faktury zaliczkowej, która potwierdza, że wykonawca otrzymał dochód podlegający opodatkowaniu. Faktura zaliczkowa jest dokładnie określona w ustawie o podatku od towarów i usług, a jej przepisy znajdują się w art. 19a ust. 8. Dotyczy ona nie tylko zaliczek, ale również wszelkich form częściowego rozliczania się z zamawiającym, takich jak zadatek, rata lub przedpłata.

Co powinno się znaleźć w fakturze zaliczkowej?

Faktura zaliczkowa jest wystawiana w momencie rozliczenia mniejszych kwot, które są przypisane do konkretnej umowy, zwłaszcza przy kosztownych przedsięwzięciach. Warto pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu tych transakcji. Jeśli kontrahent nie wypłaca na początku 100% całego zamówienia, konieczne jest sporządzenie zarówno faktury zaliczkowej, jak i faktury końcowej. W fakturze zaliczkowej powinny znaleźć się następujące dane:

• Data sporządzenia faktury.
• Numer dokumentu.
• Dane wystawiającego fakturę oraz adresata faktury.
• Numery identyfikacji podatkowej obu stron.
• Data otrzymania zapłaty.
• Kwota, jaka została zapłacona.
• Kwota podatku, jaki należy odprowadzić w związku z wystawieniem faktury.
• Określenie towaru bądź usługi.
• Ilość towaru/usługi oraz ich wartość netto i brutto.

Jak wystawić fakturę zaliczkową?

Faktura zaliczkowa jest dokumentem potwierdzającym konieczność opodatkowania kwoty należnej wykonawcy. Aby obliczyć podatek zaliczkowy, należy pomnożyć wartość otrzymanej zaliczki przez odpowiednią stawkę podatku, a następnie podzielić przez stawkę podatku powiększoną o 100.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej jest określony przez ustawę. Dokument ten powinien być sporządzony nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zaliczki, ale nie później niż 15. dzień miesiąca następującego po tym, w którym dokonano płatności. W przypadku braku możliwości przewidzenia terminu zapłaty, najlepszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu płatności.

Faktura zaliczkowa i faktura końcowa – co warto wiedzieć?

Jeżeli zaliczka zostaje otrzymana w tym samym miesiącu, w którym wykonano usługę, nie ma potrzeby wystawiania osobnej faktury zaliczkowej i osobnej faktury końcowej. W takiej sytuacji wystarczy uwzględnić i zarejestrować cały dochód na jednym dokumencie. Nie ma również konieczności tworzenia dwóch faktur, jeśli wartość zaliczki jest równa wartości końcowej transakcji. Jednak jeśli zaliczka pokrywa jedynie część dochodu, konieczne jest wystawienie zarówno faktury zaliczkowej, jak i faktury końcowej.

Faktura końcowa powinna zawierać te same informacje, co faktura zaliczkowa. Należy jednak pamiętać o dodatkowym uwzględnieniu:

• Wartości wydanych towarów lub zrealizowanych usług, pomniejszonych o wartość zaliczki.
• Kwoty podatku, pomniejszonej o kwotę podatku zapłaconego podczas wystawiania faktury zaliczkowej.

Co jeszcze warto wiedzieć o fakturze końcowej?

Należy pamiętać, że faktura końcowa powinna zawierać informację o wcześniej sporządzonych fakturach zaliczkowych lub innych formach częściowej płatności. Dotyczy to również sytuacji, gdy wystawiana jest więcej niż jedna faktura częściowa. Każda kolejna faktura powinna zawierać informację o wcześniej wystawionych dokumentach. W 2023 roku w związku z wprowadzeniem ustawy SLIM VAT 3 informacje dotyczące faktur zaliczkowych i końcowych zostaną uregulowane. Aby zapoznać się z nowymi zapisami i być pewnym ich prawidłowego zastosowania, warto skorzystać z doradztwa biznesowego i księgowego, które oferuje nasza firma Poltax Biuro Rachunkowe w Toruniu.