W centrum Inowrocławia działa prężnie rozwijająca się firma produkcyjna, która od lat dostarcza wysokiej jakości elementy dla branży spożywczej oraz kosmetycznej. Wraz ze wzrostem sprzedaży i poszerzaniem oferty rynkowej, przedsiębiorstwo stopniowo zwiększało zatrudnienie, aż przekroczyło liczbę pięćdziesięciu pracowników. W skład zespołu wchodzili już nie tylko operatorzy maszyn i kontrolerzy jakości, ale także specjaliści ds. logistyki, marketingu oraz sprzedaży. Rozbudowana struktura zatrudnienia oznaczała rosnące wyzwania w zakresie zarządzania sprawami kadrowo-płacowymi. Konieczność sprawnego naliczania wynagrodzeń, kontroli absencji, wypełniania obowiązków sprawozdawczych wobec ZUS oraz terminowego składania deklaracji stała się coraz bardziej wymagająca.

Dział personalny pracował do tej pory w oparciu o arkusze kalkulacyjne, liczne segregatory z dokumentacją papierową oraz ograniczone funkcjonalnie oprogramowanie. Codzienna praca sprowadzała się do powtarzalnych czynności i ręcznego wprowadzania danych, co zwiększało ryzyko błędów oraz wydłużało czas realizacji rutynowych zadań. Właściciel firmy, szukając rozwiązania umożliwiającego usprawnienie procesów, zwrócił uwagę na oferty lokalnych specjalistów świadczących usługi kadrowe Inowrocław. Zależało mu na nowoczesnym rozwiązaniu, które pozwoliłoby zautomatyzować procesy i zagwarantować zgodność z najnowszymi wymogami prawnymi.

Po wstępnej analizie rynku i rozmowach z kilkoma biurami rachunkowymi, zdecydował się na współpracę z renomowanym partnerem, specjalizującym się w kadry i płace Inowrocław. Eksperci, bazując na swoim doświadczeniu, zaproponowali wdrożenie enova365 – nowoczesnego systemu do kompleksowej obsługi kadrowo-płacowej. To innowacyjne narzędzie jest cenione na rynku za elastyczność, szeroki wachlarz funkcji oraz możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Pierwsze spotkanie z przedstawicielami biura rachunkowego odbyło się w ich eleganckiej siedzibie, położonej blisko centrum Inowrocławia. Specjaliści szybko zdiagnozowali kluczowe bolączki firmy: rozproszone dane, czasochłonne procesy naliczania wynagrodzeń, trudności w kontroli nadgodzin oraz urlopów, a także skomplikowane procedury raportowania do instytucji zewnętrznych. Wdrożenie enova365 miało zmienić ten stan rzeczy, umożliwiając zintegrowanie wszystkich procesów kadrowo-płacowych w jednym, przyjaznym użytkownikowi środowisku.

Konfiguracja systemu przebiegła sprawnie. Eksperci z biura rachunkowego dostosowali enova365 do specyfiki firmy: wprowadzili zasady naliczania premii, dodatków zmianowych, uwzględnili różne formy zatrudnienia, a także przygotowali mechanizmy automatycznej aktualizacji oprogramowania w oparciu o bieżące zmiany prawne. Dział kadr otrzymał niezbędne szkolenia, a do dyspozycji właściciela firmy oddano Pulpit Klienta, dzięki któremu mógł w czasie rzeczywistym monitorować kluczowe wskaźniki i raporty.

Pierwsze korzyści wynikające z wdrożenia enova365 pojawiły się bardzo szybko. Pulpit Klienta stał się centralnym punktem zarządzania danymi pracowników, wynagrodzeniami, składkami ubezpieczeniowymi oraz deklaracjami podatkowymi. Ręczne liczenie wynagrodzeń i czasochłonne sprawdzanie poprawności dokumentów przeszło do przeszłości – teraz oprogramowanie samodzielnie naliczało płace, uwzględniając zmienne, takie jak nadgodziny, nieobecności, premie czy potrącenia. Wszelkie zmiany w przepisach były szybko odzwierciedlane w systemie, eliminując stres związany z potencjalnymi niedopatrzeniami i karami za opóźnienia lub błędy w rozliczeniach.

Pracownicy również odczuli znaczącą różnicę. Dzięki Pulpitowi Pracownika, dostępnemu w ramach enova365, każdy zatrudniony mógł samodzielnie sprawdzić saldo urlopu, histórię własnych wynagrodzeń, wnioski o nieobecności czy plany szkoleniowe. Zamiast angażować dział HR w proste sprawy, pracownicy samodzielnie pozyskiwali niezbędne informacje w dowolnym momencie. Przejrzystość i dostępność danych miały pozytywny wpływ na atmosferę w firmie – kadra odczuwała większą transparentność procesów, co przekładało się na zaufanie i satysfakcję z pracy.

Dodatkową korzyścią było znaczne obniżenie kosztów operacyjnych. Wcześniej dużo czasu i zasobów poświęcano na ręczne wprowadzanie danych, aktualizację arkuszy kalkulacyjnych, a w razie błędów – na czasochłonne korekty. Współpraca ze specjalistycznym biurem rachunkowym oferującym usługi kadrowe Inowrocław oraz wykorzystanie enova365 pozwoliły na automatyzację większości procesów, redukując liczbę pomyłek. Terminowe rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym stały się normą, a audyty lub kontrole zewnętrzne przestały być źródłem obaw.

Oprogramowanie enova365 dawało także możliwość generowania rozbudowanych raportów i analiz. Właściciel firmy zyskał pełen wgląd w koszty pracy, efektywność wykorzystania zasobów kadrowych oraz strukturę zatrudnienia. Dane prezentowane w przejrzysty sposób wspierały zarząd w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych. Możliwe stało się planowanie długoterminowej polityki kadrowej, lepsze zarządzanie rotacją pracowników, identyfikowanie obszarów wymagających podniesienia efektywności i wprowadzanie zmian, które realnie wpływały na konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Ponadto, wdrożenie nowoczesnych rozwiązań zyskało uznanie wśród partnerów handlowych i kandydatów do pracy. Firma mogła pochwalić się wdrożonymi innowacjami, co pozytywnie wpływało na jej wizerunek i ułatwiało rekrutowanie wykwalifikowanych specjalistów. Nie bez znaczenia pozostawał też fakt, że lokalne przedsiębiorstwo z Inowrocławia posługiwało się rozwiązaniem wykorzystywanym z powodzeniem przez nowoczesne organizacje w całej Polsce. Profesjonalne kadry i płace Inowrocław stały się fundamentem stabilności i zaufania – zarówno w relacjach z pracownikami, jak i z partnerami biznesowymi.

Po upływie roku od wdrożenia enova365, właściciel firmy dokonał analizy zysków i strat związanych ze zmianami. Wyniki mówiły same za siebie: mniejsza liczba błędów w rozliczeniach, skrócenie czasu potrzebnego na przygotowywanie deklaracji, efektywniejsze zarządzanie urlopami, a także wyeliminowanie wielu żmudnych, ręcznych działań kadrowo-płacowych. Wszystko to przekładało się na realne oszczędności finansowe i czasowe. Dodatkowo poprawiła się komunikacja i relacje z pracownikami, którzy docenili łatwość dostępu do swoich danych, jasność procesów i profesjonalne podejście pracodawcy.

Kolejnym atutem współpracy z biurem rachunkowym specjalizującym się w usługach kadrowych Inowrocław była elastyczność wdrożonego rozwiązania. Firma mogła bez trudu dostosować się do zmian rynkowych – w razie potrzeby zwiększając liczbę zatrudnionych, wprowadzając nowe benefity czy zmieniając system wynagradzania. System enova365 był stale aktualizowany, a partnerzy z biura rachunkowego czuwali nad zgodnością z prawem i optymalizacją procesów. Dzięki temu przedsiębiorstwo wyprzedzało potencjalne problemy, zyskując przewagę konkurencyjną na lokalnym i krajowym rynku.

Podsumowując, historia wdrożenia enova365 w firmie z Inowrocławia pokazuje, jak nowoczesne narzędzia i profesjonalne wsparcie ekspertów w dziedzinie kadry i płace Inowrocław mogą zrewolucjonizować zarządzanie personelem i rozliczeniami płacowymi. Automatyzacja procesów, transparentność działań, łatwy dostęp do danych dla pracowników i kierownictwa oraz pełna zgodność z przepisami zaowocowały wyższą efektywnością, ograniczeniem kosztów i poprawą wizerunku przedsiębiorstwa. Dzięki temu właściciel mógł skupić się na rozwoju podstawowej działalności, mając pewność, że kwestia kadr i płac jest w rękach fachowców, gotowych sprostać wymaganiom zmieniającego się rynku.

Partner enova Inowrocław