Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w wielu firmach jest już obowiązkiem. Są jednak pewne zasady zgłaszania pracowników. Przystąpienie do PPK jest możliwe, kiedy pracownik jest objęty ubezpieczeniem emerytalno-rentownym poprzez umowę o pracę, umowę zlecenie, umowę nakładczą oraz kontrakt menedżerski. Oprócz tego pracownik musi mieć ukończone od 18 do 55 lat. Osoby, które ukończyły więcej niż 55 lat (ale nie przekroczyły 70 lat) mogą przystąpić do PPK na wniosek własny. Pracodawca ma za zadanie zgłosić pracownika, jednak wyłącznie wtedy, gdy osoba zatrudniona przepracuje co najmniej 3 miesiące.

Należy podkreślić, że uczestnictwo w PPK jest dla pracownika dobrowolne i może on zrezygnować z uczestnictwa poprzez wniosek. Zadaniem pracodawcy jest umożliwienie przystąpienia do PPK. Są jednak sytuacje, kiedy zgłoszenie do programu jest niemożliwe. Dzieje się tak w przypadku osób, które nie podlegają ubezpieczeniom emerytalno-rentownym, ani osoby objęte tylko ubezpieczeniem zdrowotnym. Oprócz nie można zgłaszać osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz osób zatrudnionych z umową o dzieło.

Zgłoszenie pracowników do PPK polega na przekazaniu wymaganych danych na temat pracowników łącznie z umową o prowadzenie PPK do instytucji finansowej. Jeżeli osoba zatrudniona w późniejszym okresie ma zostać zgłoszona do PPK należy przesłać do instytucji finansowej zgłoszenie. Trzeba tego odkonać do 10 dnia kolejnego miesiąca od momentu zakończenia trzeciego miesiąca pracy.