Prowadzenie firmy, w której dokonujemy sprzedaży na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności wymaga, by każdorazowa sprzedaż była ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Oznacza to, że użycie kasy fiskalnej konieczne jest przy sprzedaży na rzecz konsumentów, ale nie jest wymagane, gdy towary lub usługi sprzedawane są firmom, przedsiębiorstwom czy organizacjom, które prowadzą działalność gospodarczą. Co więcej zgodnie z ustawą do każdej transakcji, w której stosowana jest kasa fiskalna należy wystawić, a następnie przekazać nabywcy paragon lub fakturę sprzedaży. Taki paragon fiskalny jest dowodem zakupu dla klienta oraz potwierdzeniem sprzedaży dla sprzedawcy.

Taki dokument sprzedaży można wstawić w formie papierowej lub za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej w ustalony z nabywcą sposób. Oznacza to, że obecnie sprzedawca może wystawić paragon zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wówczas będzie to e-paragon i nie ma potrzeby wystawiania go w wersji do druku. Jeżeli nabywca wyraża na to zgodę, wystarczy przesłać mu e-paragon drogą elektroniczną np. na email. Nie ma jednak sztywnych zasad mówiących o formie tej zgody, może to być na przykład akceptacja regulaminu sprzedaży w sklepie internetowym.

Stosowanie e-paragonów możliwe jest na kasach fiskalnych, które mają postać oprogramowania, czyli na kasach wirtualnych lub poprzez kasy on-line, jeżeli mają możliwość wystawiania paragonów w postaci papierowej i elektronicznej. E-paragon jest tak samo ważnym dokumentem, jak paragon papierowy, różni się jedynie metodą dostarczenia go do klienta.