Początek roku kalendarzowego zawsze stanowił dla jednego z klientów biura Poltax okres wzmożonego nakładu pracy. Rozliczenia wynagrodzeń, zmieniające się regulacje prawne, konieczność terminowego dostarczania raportów do ZUS oraz aktualizacje w zakresie podatków dochodowych – wszystko to generowało znaczące koszty organizacyjne oraz wymagało dużego zaangażowania zasobów kadrowych. W poprzednich latach wewnętrzny dział kadrowo-płacowy klienta zmagał się z problemami natury technicznej, a czas potrzebny na przetwarzanie informacji i generowanie dokumentacji się wydłużał. Ponadto, każdorazowa korekta, analiza lub aktualizacja danych oznaczała konieczność ręcznej ingerencji w system, co prowadziło do błędów oraz opóźnień.

W obliczu tych wyzwań klient postanowił poszukać wsparcia na zewnątrz. Wybór padł na biuro Poltax – znanego na rynku partnera, specjalizującego się w usługach kadrowo-płacowych, doradztwie podatkowym oraz kompleksowym wsparciu w zakresie zarządzania personelem. Przedsiębiorstwo klienta posiadało 50 pracowników etatowych, w tym osoby zatrudnione na pełen wymiar, pracowników niepełnosprawnych uprawnionych do dofinansowania z PFRON, a także grupę osób pracujących w systemach zmianowych. Tak zróżnicowana struktura zatrudnienia wymagała elastycznego i wydajnego narzędzia informatycznego, które pozwoliłoby na bezproblemowe rozliczanie nie tylko składników wynagrodzeń czy dodatków, lecz także naliczanie składek, wypełnianie obowiązków sprawozdawczych i prawidłowe przygotowanie dokumentów do ZUS.

Biuro Poltax, w oparciu o wieloletnie doświadczenie oraz dostęp do innowacyjnych rozwiązań, zaproponowało klientowi wdrożenie oprogramowania enova365 – zintegrowanego systemu klasy ERP, służącego do obsługi obszarów kadrowo-płacowych, księgowych i finansowych. W ramach umowy zapewniono klientowi dostęp do dedykowanego narzędzia Pulpit Klienta enova365, a także Pulpitów Pracownika dla całej, liczącej 50 osób, kadry. Było to posunięcie strategiczne: w ten sposób klient zyskał wgląd w procesy kadrowo-płacowe w czasie rzeczywistym, a pracownicy otrzymali bezpośredni dostęp do własnych danych kadrowych, informacji o wynagrodzeniu, paskach płacowych, urlopach oraz możliwościach złożenia wniosków o nieobecności – wszystko to bez konieczności angażowania działu HR w podstawowe czynności administracyjne.

Od pierwszego dnia wdrożenia rozwiązania klient odczuł zmianę na lepsze. Przede wszystkim, w ramach umowy z biurem Poltax, specjaliści ds. kadr i płac przejęli odpowiedzialność za bieżące rozliczenia z ZUS, naliczanie wynagrodzeń, sporządzanie list płac oraz składanie deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych. Dzięki integracji systemu enova365 z innymi narzędziami służącymi do obsługi kadrowo-płacowej, dane były przetwarzane automatycznie, co znacznie zminimalizowało ryzyko pomyłek. Wszelkie zmiany w przepisach prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych mogły zostać wprowadzone przez konsultantów Poltax niemal natychmiast. System enova365, dzięki regularnym aktualizacjom, pozostawał zgodny z obowiązującymi regulacjami, co zdejmowało z klienta ciężar śledzenia zmian legislacyjnych.

Pulpit Klienta enova365 stanowił dla zarządu i osób odpowiedzialnych za finanse duże ułatwienie. Zamiast samodzielnie filtrować i weryfikować dane w gąszczu niejednoznacznych raportów czy arkuszy kalkulacyjnych, klient mógł korzystać z przejrzystego interfejsu. Sprawozdania były generowane automatycznie, wprost z systemu, a dane dotyczące naliczeń płacowych, składek emerytalnych, rentowych, wypadkowych, chorobowych oraz zdrowotnych były zawsze pod ręką. Dzięki temu proces analizy kosztów personalnych uległ uproszczeniu – wystarczyło zalogować się do Pulpitu Klienta enova365, aby uzyskać dostęp do aktualnych zestawień oraz raportów finansowo-kadrowych.

Dodatkową wartością okazały się Pulpity Pracownika enova365, z których korzystało wszystkich 50 zatrudnionych w firmie osób. Każdy pracownik otrzymał indywidualny dostęp umożliwiający wgląd w informacje o własnym wynagrodzeniu, historii zatrudnienia, wykorzystanych i przysługujących urlopach czy naliczeniach premii. W przypadku potrzeby złożenia wniosku urlopowego, pracownik mógł zrobić to samodzielnie, logując się do systemu. Informacja automatycznie trafiała do osoby odpowiedzialnej za akceptację, a po jej zatwierdzeniu, dane o nieobecności były od razu uwzględniane przy naliczaniu listy płac. Takie podejście zminimalizowało liczbę dokumentów papierowych, ograniczyło konieczność bezpośredniego kontaktu z działem HR w kwestiach rutynowych i zmniejszyło czas poświęcany na obsługę operacyjną spraw pracowniczych.

Wpływ na koszty był nie do przecenienia. Dotychczas wewnętrzny dział kadrowo-płacowy klienta generował koszty osobowe, konieczność szkoleń, inwestycje w oprogramowanie oraz bazy danych. Każdy błąd, pomyłka w naliczeniach płac lub w raportach ZUS oznaczał potencjalne koszty korekt, odsetek czy ewentualnych kar za nieterminowe rozliczenia. Wybór usług biura Poltax i zintegrowanego systemu enova365 radykalnie ograniczył te ryzyka. Naliczanie płac stało się powtarzalnym, zautomatyzowanym procesem, który specjaliści Poltax monitorowali od początku do końca, zapewniając zgodność z aktualnymi przepisami. W rezultacie spadła ilość koniecznych korekt i pytań do ZUS, a składanie deklaracji rozliczeniowych odbywało się w terminie oraz bez uwag ze strony organów kontrolnych.

Z perspektywy pracowników, wdrożenie nowoczesnych narzędzi również przełożyło się na zwiększenie komfortu oraz transparentności. Zamiast pytać dział HR o saldo urlopowe czy oczekiwać dostarczenia papierowego dokumentu potwierdzającego naliczenia wynagrodzeń, każdy pracownik miał wgląd w swoje dane poprzez intuicyjny interfejs. Usprawniło to przepływ informacji, zwiększyło zaufanie do pracodawcy oraz pozwoliło skupić się na wykonywaniu codziennych obowiązków, zamiast na biurokracji.

W pewnym momencie roku rozliczeniowego klient musiał dokonać analizy kosztów wynagrodzeń oraz przyjrzeć się wysokości obciążeń wynikających ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W przeszłości tego typu ćwiczenia wymagały wielogodzinnej pracy analitycznej, przeglądania dokumentacji papierowej i porównywania danych z różnymi rejestrami. Teraz, dzięki integracji enova365 z bazą Poltax, wszystkie dane były dostępne w jednym miejscu. Klient mógł wygenerować raport, który prezentował szczegółowy podział składek ZUS według rodzaju ubezpieczenia, porównać miesięczne sumy kosztów pracy oraz ocenić rentowność poszczególnych działów przedsiębiorstwa.

Na uwagę zasługuje także aspekt bezpieczeństwa danych. Wybór profesjonalnego biura i systemu enova365 oznaczał zastosowanie najnowszych standardów zabezpieczeń, szyfrowania transmisji i ochrony danych osobowych. W sytuacji, gdy dane kadrowo-płacowe należą do najbardziej wrażliwych informacji w firmie, zaufanie do dostawcy usług oraz systemu informatycznego ma kluczowe znaczenie. Poltax dbał o regularne aktualizacje, kopie zapasowe oraz monitorowanie zgodności z regulacjami RODO, co dawało klientowi dodatkowe poczucie komfortu i bezpieczeństwa.

Efekty współpracy były widoczne już po kilku miesiącach. Koszty administracji kadrowo-płacowej obniżyły się – nie tylko dzięki rezygnacji z utrzymywania rozbudowanego wewnętrznego działu HR, lecz także poprzez eliminację pomyłek i opóźnień. Raporty z enova365 pomagały planować budżet i prognozować wydatki związane z zatrudnieniem, zaś przejrzyste dane ułatwiały komunikację z działem kontrolingu oraz zewnętrznymi audytorami.

Gdy nadszedł okres przygotowania rocznych deklaracji oraz podsumowań, klient mógł skorzystać z gotowych wzorów raportów dostępnych w enova365. Zamiast poświęcać cenny czas na analizę i kompilację danych, wystarczyło wybrać odpowiednią funkcję systemu, a następnie dokonać przeglądu generowanych dokumentów w Pulpicie Klienta. Przygotowanie deklaracji PIT-4R, PIT-11 czy DRA dla ZUS przebiegało sprawniej niż kiedykolwiek wcześniej. Wraz ze wsparciem ekspertów Poltax, proces rozliczeń rocznych został ograniczony do minimum formalności, a klient mógł skupić się na strategicznych działaniach swojej firmy.

Wdrożenie narzędzi enova365 przełożyło się także na lepszą relację z pracownikami. Rozbudowany panel samoobsługowy umożliwił szybsze reagowanie na wnioski i zapytania zatrudnionych. W przypadku pytań o składniki wynagrodzenia, informację o naliczonych premiach czy o przyznane dodatki motywacyjne, pracownicy mogli w kilka sekund sprawdzić te dane samodzielnie. Ta transparentność i dostępność informacji wpłynęła pozytywnie na poziom satysfakcji z pracy w przedsiębiorstwie, a co za tym idzie – na morale całego zespołu.

Po upływie pełnego roku obrotowego, klient dokonał analizy współpracy z biurem Poltax. Efekty okazały się zgodne z oczekiwaniami: scedowanie odpowiedzialności za obsługę kadrowo-płacową oraz wykorzystanie enova365 w pełni zautomatyzowało procesy związane z rozliczaniem wynagrodzeń, składkami na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz sporządzaniem raportów dla instytucji kontrolnych. Eliminacja ręcznych działań, kontrola nad zmianami w przepisach oraz wygoda dostępu do danych usprawniły funkcjonowanie całej firmy.

Co więcej, klient docenił model współpracy w ramach umowy, który obejmował nie tylko dostęp do narzędzi enova365, ale i pełne wsparcie merytoryczne ze strony biura Poltax. Specjaliści ds. kadr i płac, księgowi oraz doradcy podatkowi byli zawsze gotowi rozwiać wątpliwości, pomóc w interpretacji nowo wprowadzonych przepisów czy przygotować firmę do kontroli zewnętrznych. Dzięki temu klient nie odczuwał izolacji w skomplikowanych kwestiach związanych z prawem pracy czy systemem ubezpieczeń społecznych.

Podsumowując, historia klienta biura Poltax, który zdecydował się skorzystać z usług kadrowo-płacowych z wykorzystaniem enova365, pokazuje, jak nowoczesne rozwiązania mogą diametralnie odmienić sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa w obszarze HR i finansów. Integracja procesów kadrowo-płacowych, ograniczenie pomyłek, pełna kontrola nad danymi, samodzielny dostęp pracowników do informacji oraz przejrzystość sprawozdawczości to tylko niektóre zalety, które składają się na długofalowe oszczędności i poprawę efektywności. W ten sposób klient uzyskał realne wsparcie, minimalizując koszty, jednocześnie zwiększając komfort oraz bezpieczeństwo prowadzenia działalności.