Nota korygująca jest jednym z podstawowych dokumentów używanych w księgowości do poprawiania błędów na już wystawionych fakturach. Podstawą prawną dla not korygujących jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, szczególnie artykuł 106k.

Nota korygująca jest wystawiana w przypadku błędów dotyczących takich informacji jak:

• Błędnie podany numer identyfikacji podatkowej (NIP).
• Niepoprawne dane adresowe stron transakcji gospodarczej.
• Pomyłka w zakresie daty dostawy towaru lub wykonania usługi, lub też w wystawieniu faktury.
• Wprowadzający w błąd opis przedmiotu transakcji.

Dodatkowo, nota korygująca jest wystawiana w sytuacji, gdy na pierwotnej fakturze podano niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu używanego w firmie, dotyczy to faktur dokumentujących zakup paliwa przez przedsiębiorcę.

Wystawienie noty korygującej jest obowiązkowe w przypadku, gdy na fakturze znajduje się np. stara siedziba działalności gospodarczej sprzedawcy lub odbiorcy, lub gdy podano błędną datę wystawienia faktury. Ważne jest zaznaczyć, że informacje te nie mają bezpośredniego wpływu na obciążenia podatkowe.

Ważne elementy, które powinna zawierać nota korygująca, to:

• Unikalny numer dokumentu, który powinien być nadawany w określonej kolejności dla łatwiejszej identyfikacji.
• Data wystawienia noty.
• Dane wystawcy dokumentu (odbiorcy usługi) oraz kontrahenta, obejmujące nazwę, adres przedsiębiorstwa i numer identyfikacji podatkowej (NIP).
• Widoczne oznaczenie „Nota korygująca”.
• Wskazanie korygowanej treści oraz prawidłowej wersji.
• Informacje dotyczące pierwotnego dokumentu (faktury), w tym numer i data jej wystawienia.

Fakturę korygującą sporządza sprzedawca lub dostawca towarów lub usług, na przykład w przypadku udzielenia rabatu lub zwrotu produktu. Natomiast notę korygującą sporządza druga strona transakcji, czyli odbiorca.

Warto zaznaczyć, że nota korygująca nie jest stosowana do poprawiania danych takich jak ilość dostarczonych towarów i usług, cena jednostkowa, wartość sprzedaży, kwota podatku VAT, stawki podatku, obniżki cen w formie rabatów itp. Pełen katalog danych, które nie są poprawiane za pomocą noty korygującej, został precyzyjnie określony w ustawie z dnia 11 marca 2004 r.

Wnioskując, nota korygująca jest ważnym dokumentem stosowanym w celu poprawienia błędów na fakturach. Jest regulowana przepisami prawnymi i zawiera określone elementy informacyjne. Wystawienie noty korygującej jest obowiązkowe w przypadku określonych błędów, ale nie służy do korygowania wszystkich danych na fakturze.