BIURO RACHUNKOWE POLTAX

Księgowość a Rachunkowość

Powszechnie terminy księgowość i rachunkowość stosuje się zamiennie, jednak chociaż dotyczą tej samej dziedziny, mają odrębne znaczenia. W zasadzie księgowość to pojęcie o węższym znaczeniu i jest ono częścią składową rachunkowości. Z tego względu w momencie, kiedy wybierają Państwo biuro rachunkowe dla swojej działalności, warto sprawdzić oferowane przez biuro usługi rachunkowe.

Księgowość obejmuje chronologiczne i systematyczne prowadzenie ksiąg rachunkowych na bazie dowodów księgowych. Dzięki aktualnym wpisom do ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwo może bez trudu kontrolować finanse. Rejestrowane są tam wszystkie wydarzenia finansowe firmy na podstawie faktur i rachunków w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Zapis wydarzeń gospodarczych daje pogląd na zakupy, sprzedaż, inwestycje, pensje pracowników, podatków czy innych wydatków i działań finansowych.

Rachunkowość jako pojęcie szersze obejmuje nie tylko działania z zakresu księgowości, która wchodzi w jej skład. Oprócz księgowości należą do niej także rachunek kosztów, czyli ewidencja, kalkulacja, analiza i planowanie kosztów oraz sprawozdawczość finansowa, czyli ogólne informacje na temat finansów przedsiębiorstwa. Dotyczy to m.in. bilansu, rachunku przepływu środków pieniężnych czy rachunku zysków i strat. Możemy wyznaczyć kilka głównych odmian rachunkowości, czyli rachunkowość finansową, zarządczą, podatkową, bankową i budżetową.

Zadania księgowej wybiegają zatem ponad prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oprócz tego biura rachunkowe podejmują się tworzenia zestawień sald i obrotów, wyceny aktywów i pasywów czy katalogowania i segregacji dokumentów przedsiębiorstwa. Choć może się wydawać, że księgowa jedynie wypełnia rubryki w tabelach, jej rola w przedsiębiorstwie jest niezwykle ważna. Dzięki usługom księgowej, firma zyskuje również nadzór nad prawidłowością rozliczeń z kontrahentami, pełną ewidencję zdarzeń gospodarczych oraz weryfikację dokumentów. Księgowa sporządza również wymagane sprawozdania finansowe, a także składa firmowe deklaracje ZUS i deklaracje podatkowe.

Sposoby prowadzenia księgowości:

Biura rachunkowe mogą prowadzić księgowość na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest pełna księgowość (księga handlowa), którą regulują zasady opisane w ustawie o rachunkowości. Pod usługą pełnej księgowości kryje się najbardziej rozbudowana forma rozliczania. Jej zadaniem jest pokazywanie w przejrzysty sposób sytuacji finansowej przedsiębiorstwa – jej rentowności, płynności i gospodarności. Słowem, biuro rachunkowe dogląda wszelkich spraw, które mają znaleźć się w ewidencji. W zależności od charakteru oraz wielkości przedsiębiorstwa i jego działań, dane przedsiębiorstwo będzie musiało zastosować konkretne zasady z ustawy o rachunkowości.

Drugim sposobem prowadzenia księgowości jest uproszczona księgowość w postaci księgi przychodów i rozchodów (księga podatkowa). Trafiają tam wpisy przychodów i rozchodów, a na ich podstawie biuro rachunkowe może ustalić dochód podlegający opodatkowaniu. Podstawą prawną regulującą reguły prowadzenia KPiR jest Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 26 sierpnia 2003 r. – z późniejszymi zmianami. W uproszczonej księgowości koszty muszą zawierać opis, które z nich są, a które nie są kosztami uzyskania przychodu. Ponadto każdego miesiąca należy uzupełniać zestawienie dochodów, kosztów i przychodów z podziałem na zwolnienia podatkowe. Istotna jest także ewidencja środków trwałych, zatrudnionych osób oraz spis dochodów zwolnionych z podatku z poprzednich lat. Niepotrzebne są natomiast ewidencja operacji pieniężnych (np. wyciągów bankowych).

Nasze biuro rachunkowe pomoże Państwu dobrać najwłaściwszą dla Państwa firmy formę księgowania, z zachowaniem obowiązujących przepisów.

Kto, kiedy i jak musi prowadzić księgowość?

Ze względu na to, że księgi rachunkowe rejestrują wydarzenia finansowe przedsiębiorstw lub organizacji, na podstawie których rozliczają się one z fiskusem, większość z nich jest zobowiązana do prowadzenia księgowości. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, pełne księgi rachunkowe muszą prowadzić:

1. spółki handlowe – osobowe i kapitałowe oraz spółki w organizacji;
2. osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeśli w poprzednim roku obrotowym ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły przynajmniej równowartość 2.000.000 euro w polskiej walucie;
3. jednostki organizacyjne działające na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
4. województwa, powiaty, gminy i ich związki;
5. jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, ale generujące przychód; (z wyjątkiem spółek z punktów 1 i 2);
6. stowarzyszenia i fundacje, nawet kiedy ich jedynym źródłem przychodu są składki członkowskie;
7. oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej;
8. jednostki niewymienione powyżej, jeśli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych - od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Natomiast księgę przychodów i rozchodów muszą prowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychód roku obrotowego nie przekracza 2.000.000 euro w polskiej walucie.

Decyzja o tym, czy dana organizacja będzie podlegać sposobowi wypełniania pełnej księgowości, czy też może prowadzić jedynie księgę przychodów i rozchodów zależy od wielkości, charakteru i sposobu działania organizacji. Dla ułatwienia prowadzenia księgowości, powstały specjalne programy komputerowe, które umożliwiają szybkie i sprawne prowadzenie księgowości. Nasze biuro rachunkowe Poltax oferuje Państwu taką możliwość. Na terenie Polski działa wiele firm, które nadal stosują starsze metody – w tym całkowicie papierowe, jednak one sprawdzają się jedynie przy niewielkiej liczbie danych. Nie ma obowiązku przenoszenia się na formę elektroniczną – księgowość online – jednak stanowi ona ułatwienie pracy zarówno księgowej, jak i klientów biur rachunkowych. Nowoczesne, prężnie rozwijające się organizacje, chcąc tworzyć wizerunek jak najbardziej profesjonalnych często decydują się na księgowość online.

Księgowość online jak to działa?

Obecnie biura rachunkowe oferują programy, które umożliwiają księgowość online, która w kompleksowy sposób odpowiada na potrzeby przedsiębiorców. Dzięki uniwersalnemu zastosowaniu dla różnych typów działalności, ułatwia pracę księgowej oraz przedsiębiorcom i ich pracownikom. Zwykle takie programy są bardzo proste w obsłudze, usprawniają pracę oraz pozwalają na szybki dostęp do danych i dokumentów. Nowoczesne biura rachunkowe, takie jak Poltax, oferują klientom dostęp do księgowości online, jednak zwalniają swoich klientów z konieczności wykonywania żmudnej i czasochłonnej pracy – rozliczeniami zajmuje się biuro, a Ty jako przedsiębiorca zyskujesz pewność, że Twoje księgi prowadzone są w profesjonalny sposób, przez właściwą osobę.

Programy przeznaczone do prowadzenia księgowości online obejmują wiele różnych funkcji, które użytkownicy mogą dopasować do swoich potrzeb i wielkości przedsiębiorstwa. Twórcy programów pilnują, by obsługa nie sprawiała problemów, ani księgowym, ani przedsiębiorcom. Istotna jest także prosta instalacja, aktualizacja oraz ewentualne konsultacje techniczne dotyczące obsługi oprogramowania. Dobry program musi być legalny, dlatego z reguły możliwość korzystania z niego gwarantuje wykupienie licencji. Ponadto oprogramowanie musi spełniać warunki ustawy o rachunkowości oraz zapewniać bezpieczeństwo danych.

Wśród wielu funkcji, które oferują programy księgowości online znajdują się między innymi możliwość sprawnego rozbudowywania i modyfikacji planów kont, wystawiania i gromadzenia faktur oraz innych dokumentów firmowych, sprawnego przekazywania dokumentów (np. w formie skanów), wglądu w finanse oraz sprawdzania informacji o podatkach i składkach ZUS. Dodatkowym atutem takiej formy prowadzenia ksiąg jest stały kontakt z księgową, która zapewnia właściwy przebieg rozliczeń i pozostaje do dyspozycji w razie pytań lub wątpliwości.

Warto zdecydować się na księgowość online z pomocą księgowej, ponieważ wszelkie rozliczenia oraz sprawy związane z ewidencją dokumentów przechodzą na biuro rachunkowe. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na rozwoju swojego biznesu, a sprawy podatkowe załatwi biuro. Należy jednak pamiętać, że ostatecznie odpowiedzialność za firmę i dokumenty ponosi przedsiębiorca. Biura rachunkowe bazują na dokumentach dostarczanych przez klienta i to jego zadaniem jest pilnowanie, aby dotarły do biura w komplecie.

Dokumenty księgowe - jak opisywać i wysyłać do biura

Dokumenty księgowe, nazywane też dowodami księgowymi, odzwierciedlają operacje finansowe danej organizacji. Na ich podstawie biuro rachunkowe prowadzi właściwą ewidencję i wykonuje rozliczenia. Istnieje kilka rodzajów dokumentów księgowych. Między innymi są to:

• dowody zewnętrzne obce, czyli dokumenty dostarczane przez jednostki spoza firmy np. faktury i rachunki od kontrahentów;
• dowody zewnętrzne własne, czyli dokumenty wystawiane w firmie dla zewnętrznych kontrahentów;
• dowody wewnętrzne, czyli dokumenty dotyczące działań finansowych wewnątrz organizacji np. listy płac albo rachunki rozliczenia umów zlecenia;
• dowody zbiorcze, np. raport kasowy;
• dowody korygujące, czyli dokumenty, które nanoszą poprawki na błędnie wystawione dowody.

Dokumenty księgowe muszą być gromadzone bardzo rzetelnie. Dlatego muszą zawierać odpowiednią strukturę i być opisywane we właściwy sposób. Najważniejsze, by do biura rachunkowego trafiały kompletne dokumenty. Właściwie uzupełniony dokument posiada informacje o rodzaju dowodu oraz o stronach danego wydarzenia finansowego (nazwy, adresy, numery identyfikacyjne). Ponadto na dokumencie musi znaleźć się data jego stworzenia, opis oraz liczba i cena jednostkowa. Niezbędne są także czytelne podpisy stron oraz zapis potwierdzający sprawdzenie dowodu i dekretację dowodu.

Właściwie opisany dokument nie pozostawia wątpliwości, co do tego, za co został wystawiony. Jeżeli obok liczby i ceny jednostkowej za konkretny towar, usługę itp. znajduje się nieznany księgowej skrótowiec czy oznaczenie, konieczna jest konsultacja, która wydłuża czas pracy. Dokument można opisać na odwrocie i określić, czego dotyczą konkretne koszty.

Przekazywanie dokumentów do biur rachunkowych jest kwestią umowną. Niektóre biura wymagają przechowywania oryginałów dokumentów, innym wystarczy właściwie opisana kopia. W naszym biurze rachunkowym udostępniamy Państwu możliwość przekazywania oryginałów w naszym punkcie odbioru dokumentów lub przesyłania (np. drogą mailową) skanów dokumentów.

W biurze rachunkowym księgowa sprawdza dokument pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, weryfikuje się jego dekretację, by było wiadome, gdzie jest przypisany, a następnie nanosi numer księgowy. W przedsiębiorstwach mogą jednak obowiązywać szczegółowe wymagania, co do informacji, które ma zawierać dokument. Należy jednak pamiętać o tym, że dokumentacja musi zostać zabezpieczona przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem bez upoważnienia, uszkodzeniem albo zniszczeniem.

Dokumenty do przechowywania powinny być uporządkowane chronologicznie i podzielone na rodzaje kosztów (np. dokumenty kosztowe, kasa, wynagrodzenia). Większość dokumentów powinna być przechowywana na okres co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego, którego dotyczą. Trwale należy przechowywać roczne sprawozdania finansowe.

Program do faktur i księgowości

Oferujemy Państwu kompleksowe usługi przy wykorzystaniu nowoczesnej technologii księgowania. Nasze biuro rachunkowe bazuje na programie enova365, czyli systemie ERP, który służy do pełnego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Dzięki temu dajemy naszym klientom możliwości, dzięki którym doskonale orientują się w tym, co dzieje się z dokumentami i rozliczeniami, a przy tym, mają stały wgląd w konieczne dane.

Jako biuro rachunkowe zajmujemy się wprowadzaniem dokumentów do systemu. Problemu nie stanowi też wprowadzanie dokumentów wystawionych w innym programie, ponieważ w większości przypadków da się importować dokumenty do systemu, z którego korzystamy, dzięki integracji z innymi systemami księgowymi. System ERP enova365 to także doskonałe rozwiązanie dla klientów, którzy chcą pracować z programem samodzielnie, a stałe wsparcie księgowej w dużym stopniu ułatwia kontrolę nad prowadzeniem koniecznej ewidencji.

W programie enova365 nie tylko gromadzi się i przechowuje dane, system pomaga także w interpretacji danych i w dużym stopniu automatyzuje pracę. To duże ułatwienie zarówno dla biur rachunkowych, jak i dla przedsiębiorców. Definiowane uprawnienia można nadawać w systemie także pracownikom, a samo wdrożenie i aktualizacja programu nie należy do skomplikowanych. Co więcej jest w pełni legalny bezpieczny pod względem magazynowania danych, elastyczny i zgodny z przepisami. Można go łatwo dostosować do potrzeb przedsiębiorstwa dzięki specjalnym modułom, które współgrają ze sobą i wspierają firmę w poszczególnych obszarach działania. Dzięki ciągłej pracy i aktualizacjom, ten system ERP na bieżąco dostosowuje się do zmian w przepisach prawnych.

System enova365 posiada specjalne moduły ukierunkowane na prowadzenie pełnej księgowości oraz księgi przychodów i rozchodów. Zawarte w nich praktyczne funkcje usprawniają pracę biura rachunkowego i oferują stały wgląd klienta w bieżący stan ksiąg.

Zmiany w przepisach podatkowych

Jako nowoczesne biuro rachunkowe chcemy, aby nasi klienci darzyli nas zaufaniem, dlatego nasze usługi opierają się nie tylko na najnowszych programach i doświadczeniu. Uważnie śledzimy wszelkie zmiany w przepisach podatkowych. Dzięki temu zyskują Państwo pewność, że wszystkie działania są bezustannie zgodne z przepisami prawa, a dokumenty mają właściwy porządek. Nasze biuro rachunkowe oferuje także stałą pomoc. Staramy się odpowiadać na potrzeby i pytania naszych klientów, by przekazać im możliwie najszerszą wiedzę w zakresie księgowości. Polskie prawo dynamicznie wprowadza nowelizacje i udogodnienia dla przedsiębiorców. Z tego względu czasem trudno za nimi nadążyć w toku własnych zadań. Podstawą pracy biura rachunkowego jest pełna orientacja w przepisach, dlatego na bieżąco przyswajamy wszelkie pojawiające się w zmiany w przepisach podatkowych i informujemy o nich naszych klientów.